Пошаговая регистрация исходящих документов

Регистрацию входящих документов и порядок рассмотрения входящих документов мы уже изучили. Теперь об исходящих.

За подготовку исходящего документа отвечает отдел-исполнитель, ответственный за выполнение поручения. Служба делопроизводства проверяет только правильность оформления документа и отвечает за его отправку.

Виды исходящих документов:

1. Исходящие бумажные документы.

2. Исходящие электронные документы.
   Они отправляются с помощью системы электронного документооборота.

3. Исходящие ДСП-документы.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти   регистрация исходящих документов, подписываемых руководителем (заместителем) осуществляется в службе делопроизводства; исходящие документы, подписываемые начальниками структурных подразделений, регистрируются в отделах, а в службу делопроизводства приносят только на отправку.

На практике такое разделение может внести путаницу, поэтому рекомендую закрепить единый подход в  инструкции по делопроизводству  — регистрировать все исходящие документы в отделах или в службе делопроизводства (исключая служебные записки).

Подготовка к регистрации исходящего документа

1. Исполнитель создает новую регистрационную карточку (РК) документа  — кнопка "Создать карточку".

2. В новой РК документа заполняет поля: «Вид документа», «Дело», «Краткое содержание», «Подписал», «Исполнитель», а также при необходимости устанавливает переключатели «Отправить в бумажном виде» и  «ДСП-документ».

3. Формирует список рассылки документа.

4. Если исходящий документ не является ДСП-документом, файл документа вкладывает в поле «Документ», а файл (файлы) приложения в поле — «Приложения».

5. Кнопкой «Сохранить» сохраняет подготовленную РК исходящего документа.

Если документ отправляется в электронном виде, то он подписывается электронно-цифровой подписью руководителя (заместителя руководителя). В этом случае файл электронно-цифровая подпись вкладывается в поле «Документ» вместе с файлом документа.

ДСП-документ регистрируется также, но в РК ставится переключатель «ДСП», и вложение не вкладывается. Если ДСП-документ направляется в электронном виде, то только с помощью закрытого канала связи.

Работа с документами "Для служебного пользования">>

Подписанный бумажный документ исполнитель передает в службу делопроизводства. Там регистратор исходящей корреспонденции проверяет полноту и правильность заполнения полей РК документа и регистрирует его.

Номер в системе электронного документооборота присваивается автоматически.

Второй экземпляр документа, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. На втором экземпляре должны быть подписаны все необходимые визы.

Порядок согласования документов>>

Если документ отправляется в электронном виде, то можно использовать согласование в электронном виде. Это удобно, так как практически нет необходимости вставать со своего рабочего места. Если документ все же распечатывается, то визы ставятся на обратной стороне документа и проставляется отметка о наличии электронно-цифровой подписи. Второй экземпляр не распечатывается. Документ после отправки подшивается в дело.