Шпаргалка делопроизводителя

Если вы должны провести проверку состояния делопроизводства в организации, мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей. Порядок действия при проведении проверки делопроизводства:

Если вы пришли в организацию руководить службой делопроизводства, канцелярией или общим отделом и не знаете с чего начать, то мы поможем вам грамотно организовать делопроизводство. В первые дни работы в организации вам нужно ознакомиться с  нормативными документами по делопроизводству . Помимо государственных нормативных актов в организации обычно это: положения об отделах, инструкция по делопроизводству , номенклатура дел организации , должностные инструкции работников отдела . Не торопитесь все исправлять, если вам что-то не нравится. Сначала разберитесь как функционирует система делопроизводства и есть ли она вообще, какой порядок обработки проходит документ, как распределена нагрузка среди сотрудников отдела. Организация делопроизводства базируется на следующих принципах:

Ежедневно 2 часа рабочего времени сотрудника уходит на то, чтобы согласовать документы обычным способом. Согласование документа в электронном виде сокращает затраты времени на согласование до 15 минут. В этой статье я расскажу вам, как согласовать документ в электронном виде в любой системе электронного документооборота . Преимущества: Сокращается расход бумаги. Больше не нужно несколько раз распечатывать документы после внесенных поправок. Теперь вы распечатываете документы только в электронном виде. Уменьшается количество времени. Сотрудник оформляет согласование документа, не вставая со своего рабочего места. Документ не будет утерян в процессе согласования. ШАГ 1. Создаём регистрационную карточку исходящего документа В новой регистрационной карточке выбираем вид документа, номер дела, заполняем краткое содержание, выбираем фамилию того, кто подписывает документ, и исполнителя. Затем заполняем список рассылки документа. Вкладываем файл документа и приложения в кар...

Регистрацию входящих документов и порядок рассмотрения входящих документов мы уже изучили. Теперь об исходящих. За подготовку исходящего документа отвечает отдел-исполнитель, ответственный за выполнение поручения. Служба делопроизводства проверяет только правильность оформления документа и отвечает за его отправку. Виды исходящих документов:

После того как завершена регистрация входящего документа , документ поступает на рассмотрение в электронном или бумажном виде руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел). Сотрудник канцелярии направляет документы в зависимости от распределения обязанностей в организации. Рассмотрение бумажных документов

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота  (СЭД). Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Горы бумаг на столе — зрелище, навевающее скуку. Век технологий дает нам надежду избавиться от бумажной волокиты и потратить время на что-то более ценное, чем поиск и перекладывание документов. Для делопроизводства выход номер один — внедрение системы электронного документооборота. Преимущества системы электронного документооборота (СЭД): уменьшение количества бумаги; более оперативное исполнение документов; более оперативное доведение резолюций до исполнителей; возможность быстрого поиска архивных документов; формирование отчетов в электронном виде. Подробнее о причинах внедрения электронного документооборота>> Что получает организация с внедрением СЭД?

Номенклатура дел организации нужна для того, чтобы упорядочить работу с документами и организовать правильно хранение документов. Благодаря номенклатуре дел вы будете знать где можно найти документ, какие документы пора уничтожить и передать в архив. Номенклатура дел составляется в каждом отделе, затем направляется лицу, ответственному за ведение архива (сотрудник службы делопроизводства), и подписывается начальником отдела. Затем согласованная номенклатура дел отдела направляется в службу делопроизводства для включения в  сводную номенклатуру дел организации. Номенклатура дел составляется на год, обновляется и утверждается в конце каждого года. Разделы номенклатуры дел — это структурные подразделения организации. Их можно разделять на подразделы. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (в том числе и электронные) вопросы деятельности структурного подразделения.

Документы для приема на работу уже собраны, приглашение приступить к обязанностям получено, с приказом о приеме на работу вы ознакомились. Пришло время заключить трудовой договор. Образец трудового договора>> Основные правила заключения трудового договора:

Вы собрали необходимые документы при приеме на работу и предоставили их в отдел кадров. До официального трудоустройства вам осталось всего несколько шагов. Итак, Ваши действия при приеме на работу:

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ст. 65 ТК РФ НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ, но могут потребоваться ст. 65 ТК РФ Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт, водительские права) Регистрация . Постановление, запрещающее требовать при приеме на работу регистрацию, и требования статьи 64 ТК РФ в большинстве компаний игнорируется. Будьте готовы к тому, что регистрация может понадобиться. Трудовая книжка . Если вы  впервые собираетесь официально трудоустраиваться, то трудовую книжку вам обязаны завести на первом месте работы. Работа без трудовой возможна при совместительстве. Принесите в отдел кадров документ, подтверждающий работу по совместительству. Справка о зарплате  с прежнего места работы. Можете не приносить, так как в список обязательных документов она не входит. Документы воинского учета (для военнообязанных) и тех, кто подлежит призыву на военную службу. Характеристика ...

Резюме  — это ваша визитная карточка. Оно должно быть составлено так, чтобы работодатель выделил вас из тысячи  претендентов и захотел с вами встретиться. Если составить резюме для устройства на работу правильно, это поможет определить ваше профессиональное будущее и обеспечить материально. Поэтому отнеситесь к  составлению резюме как можно серьезнее. Образец резюме>> Как правильно составить резюме