Организация работы службы делопроизводства

Если вы пришли в организацию руководить службой делопроизводства, канцелярией или общим отделом и не знаете с чего начать, то мы поможем вам грамотно организовать делопроизводство.

В первые дни работы в организации вам нужно ознакомиться с нормативными документами по делопроизводству. Помимо государственных нормативных актов в организации обычно это: положения об отделах, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел организации, должностные инструкции работников отдела.

Не торопитесь все исправлять, если вам что-то не нравится. Сначала разберитесь как функционирует система делопроизводства и есть ли она вообще, какой порядок обработки проходит документ, как распределена нагрузка среди сотрудников отдела.

Организация делопроизводства базируется на следующих принципах:

1. Документы не должны теряться, пропадать, не должны приходить и уходить, минуя службу делопроизводства. Любой документ должен быть легко найден, должны легко определяться ответственный исполнитель и местонахождение документа. Для этого должна быть организована регистрация входящих документов и исходящих документов.

   Регистрация и весь путь документа в системе электронного документооборота описаны нами в предыдущих статьях. Если же СЭД пока нет, то необходимо завести журналы регистрации документов.

   Проследите за отдельной регистрацией документов «Для служебного пользования».

2. В организации должен быть контроль за исполнением документов. Сотрудник канцелярии должен отслеживать вовремя ли документы исполняются, как и чем закрываются поручения.

   Если исполнительская дисциплина хромает, ее нужно наладить. Если делопроизводство — бумажное, то придется вручную записывать сроки и напоминать о них исполнителям. В системе электронного документооборота контроль исполнения документов осуществляется автоматически, но также нужно следить, чтобы документы ставились на контроль, вовремя исполнялись, поручения по документам закрывались корректно (дата, номер ответного документа).

3. Следите за оформлением документов, ведь они представляют организацию. Если в оформлении есть куда стремиться, заручившись поддержкой руководства, закрепите в инструкции по делопроизводству обязательное наличие визы начальника службы делопроизводства на исходящих документах и требуйте оформления в соответствии с  ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов." и инструкцией по делопроизводству.

4. Если есть необходимость, перераспределите потоки документов. Например, часть следует отдавать сразу в отделы, минуя руководство, другую часть — на рассмотрение замам, разгрузив руководителя. Правильное распределение документов облегчит работу службы делопроизводства и ускорит процесс рассмотрения документов.

5. Пересмотрите обязанности сотрудников в вашем отделе.

   Как правильно распределить обязанности в службе делопроизводства>>

6. Если вы ознакомились с нормативными документами и уже поработали на практике, можете вносить изменения в нормативные документы по делопроизводству вашей организации. Тщательно проработайте этот вопрос, подготовьте аргументацию, заручитесь поддержкой сотрудников и руководства.

Вы должны быть уверены, что ваши нововведения улучшат и упростят организацию делопроизводства. После нововведений организуйте семинар для сотрудников других отделов, сделайте шаблоны оформления документов. Результатом будет сохранение ваших времени и нервов.

Примеры оформления документов по делопроизводству вы можете скопировать или скачать в нашей во вкладке образцы документов>>