Горы бумаг на столе — зрелище, навевающее скуку. Век технологий дает нам надежду избавиться от бумажной волокиты и потратить время на что-то более ценное, чем поиск и перекладывание документов.
Для делопроизводства выход номер один — внедрение системы электронного документооборота.
Преимущества системы электронного документооборота (СЭД):
- уменьшение количества бумаги;
- более оперативное исполнение документов;
- более оперативное доведение резолюций до исполнителей;
- возможность быстрого поиска архивных документов;
- формирование отчетов в электронном виде.
Подробнее о причинах внедрения электронного документооборота>>
Что получает организация с внедрением СЭД?
Сокращаются затраты на бумагу — максимальный объем информации поступает и обрабатывается в электронном виде.
-
Сокращаются трудозатраты. У сотрудников освобождается время, которое тратилось на распечатку, подписывание документа, исправления и снова распечатку, ознакомление с документом других сотрудников, пересылку документа.
Сокращается время на поиск документа. В СЭД документ можно найти за несколько секунд независимо от его места нахождения. Система предоставляет множество условий поиска.
Сокращается вероятность ошибок. Автоматизация документооборота уменьшает влияние человеческого фактора. Многие действия при правильной настройке система производит сама и дает возможность исправления (отправка документа на доработку, возврат, повторная пересылка, автоматическая отправка в структурные подразделения и др.)
Существует несколько самых распространенных систем электронного документооборота: Евфрат, Lotus Notes, DocsVision, Directum, Delo, Documentum. Подробнее о системах электронного документооборота>>
Переход от бумажного к электронному документообороту в организации всегда является стрессом для сотрудников. Трудно учиться чему-то новому и все менять. Чтобы быстрее разобраться в этом процессе, мы описали все этапы работы с документом в электронном виде, а также основные принципы работы в любой системе электронного документооборота.
Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>
Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>
Комментарии
Отправить комментарий