Как написать служебную записку

Служебная записка — это внутренний документ для обмена информацией в организации.

Служебная записка, так же как и докладная записка, носит информационный характер  — структурные подразделения обмениваются с помощью нее какой-либо информацией. Она служит и для того, чтобы дать официальное указание другому отделу с помощью наложенной на нее резолюции руководителя.

Оформление служебной записки

Текст служебной записки мы начинаем с объяснения причин, которые явились основанием для составления документа.

В связи с выходом из строя принтера

В связи со служебной необходимостью

В связи с истечением срока исполнения документа.

Затем излагаем саму просьбу или предлагаем действия, которые необходимо будет совершить.

Просим закупить папки

Просим заменить компьютер

Просим предоставить информацию.

Примеры служебной записки

На основании указания руководителя просим предоставить информацию о заключенных государственных контрактах за октябрь 2015 года до 24.12.2015.

В связи с выходом из строя принтера № XZ-4345, просим произвести его ремонт или заменить на другой в кратчайшие сроки.

Если же "служебкой" нужно просто довести информацию, то сразу начинаем со слов: «доводим до Вашего сведения» и излагаем факты.

Доводим до Вашего сведения, что с письмом № 03/6784 от 04.11.2015 отдел маркетинга ознакомлен. Лист ознакомления прилагается.

Служебная записка подписывается начальником структурного подразделения. Если нужны визы согласования других начальников структурных подразделений, то они следуют за подписью начальника.

Служебные записки могут регистрироваться и доводиться до адресата как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее. Это экономит время на подписание, визирование и доведение служебной записки до исполнителя.

Образец служебной записки на бланке>>