Оформление протокола

Протокол относится к организационно-распорядительным документам. Он представляет собой последовательную запись хода обсуждения вопросов на совещаниях, коллегиях, конференциях и заседаниях.

Если совещание проводит руководитель, то протокол ведет секретарь.

Если совещание инициирует какой-либо отдел, то он и является ответственным за его проведение, в том числе и за протоколирование.

Оперативные совещания, общие заседания организации, которые проходят с определенной периодичностью, протоколирует обычно служба делопроизводства.

Образец протокола>>

Основные правила оформления протокола:

1. Протокол оформляется на основании звукозаписи или рукописных записей, которые ведутся ответственным сотрудником (секретарь, сотрудник службы делопроизводства или отдела-инициатора совещания). В процессе оформления протокола также учитываются материалы, подготовленные к совещанию.

2. Протоколы бывают полными и краткими. В полном протоколе в полном объеме фиксируются все выступления и обсуждения, имевшие место на заседании.

   В краткий протокол включаются фамилии выступающих, тема выступления и принятые решения.

   Многие организации обходятся только краткими протоколами, так как оформление и подготовка полного протокола — очень трудоемкий процесс, а также сложно технически полностью воспроизвести содержательную часть совещания.

3. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Пункты состоят из следующих  частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст.

4. Дата протокола — дата проведения совещания.

5. Срок для оформления протокола заседания не должен превышать 3–5 дней. Протоколы оперативных совещаний оформляются в тот же день или в течение 1–2 дней.

6. Оформляется на общем бланке организации либо на специальном бланке протокола.

Скачать образец протокола>>