Организация делопроизводства. Распределяем обязанности

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота организации.

В небольших организациях до 10 тыс. документов в год человек достаточно одного-двух человек. Это может быть секретарь и/или офис-менеджер, поэтому там обходятся без обособленного отдела.

В организациях с документооборотом от 10 до 25 тыс. документов в год выделяется несколько сотрудников в составе отдела кадров или другого отдела.

В организациях с объемом документооборота от 25 до 50 тыс. документов в год создается структурное подразделение — канцелярия, служба делопроизводства, общий или административный отдел.

В крупных организациях с документооборотом более 50 тыс. документов обязательно внедрение систем автоматизации (СЭД).

Какие участки обязательно должны быть в делопроизводстве организации?

— регистрация входящих/исходящих документов;

— регистрация приказов, распоряжений, протоколов;

— архив.

Если есть электронный документооборот, будет задействовано больше людей и организовано больше участков работы.

С учетом электронного документооборота добавятся регистрация и отправка документов в электронном виде;

Если в организации проводится большое количество совещаний, можно выделить сотрудника службы делопроизводства, отвечающего за подготовку и проведение совещаний, ведение протоколов и контроль исполнения поручений, озвученных во время совещаний.

Кроме того, службе делопроизводства необходимо:

— контролировать сроки исполнения документов;

— вести журналы регистрации документов

— контролировать правильность оформления документов.

— ставить электронно-цифровую подпись и обеспечивать ее учет и хранение.

— вести конфиденциальное делопроизводство

— вести работу по обращениям граждан;

— разрабатывать инструкции и методические документы по делопроизводству.

Распределяйте функции в зависимости от нагрузки на участках работы, обучайте сотрудников работе на разных участках. Это обеспечит взаимозаменяемость. И пусть ваша работа будет налажена и хорошо организована!