Виды документов и их классификация

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

1. по способу документирования;

2. по сфере использования;

3. по наименованию;

4. по содержанию;

5. по характеру содержания;

6. по месту составления;

7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

8. по происхождению;

9. по юридической силе;

10. по форме изложения (степени унификации);

11. по срокам исполнения;

12. по срокам хранения;

13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

1. рукописные;

2. электронные;

3. графические;

4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

1. организационно-распорядительные;

2. финансово-бухгалтерские;

3. научно-технические;

4. документы по труду;

5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

1. первичные (содержащие исходную информацию);

2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

2. входящие (поступившие в организацию);

3. исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

1. открытые (несекретные документы);

2. с грифом ограничения доступа.

   Работа с документами ДСП>>

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

— «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

— «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

— «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

— «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По  форме изложения (степени унификации):

1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

1. временного хранения (до 10 лет);

2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

1. информационные (содержащие сведения и факты);

2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.