Как заверить копии документа для налоговой

Предоставление документов в налоговую — обязанность любой организации (ст.93.1 НК РФ).

Документы предоставляются в виде заверенных копий. Зачастую объем запрашиваемых документов довольно велик.

Как заверить копии документов для налоговой быстро и правильно?

Заверение копий документов делается следующим образом:

1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
3. подпись лица, заверяющего копию;
4. расшифровка подписи должностного лица;
5. дата заверения подлинности копии.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации (п.5.26 ГОСТ Р 7.0.97 —2016).

Верно

Заместитель начальника службы делопроизводства_________А. И. Маликов

17.02.2018 Печать

На какие документы ставится печать и какая>>

Можно ли заверить большое количество копий документов подшивкой?

Позиция налогового органа в этом вопросе следующая: исходя из положений ст. 93 НК РФ заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов (Письма Минфина России от 11.05.2012 № 03-02-07/1–122 , от 24.10.2011 № 03-02-07/1–374, ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459).

Только в случае, если документ многостраничный, ФНС России соглашается с заверением прошитого документа (Письмо ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@).

Следовательно, заверяется отдельно копия каждого из представляемых в налоговый орган документов, а не подшивка.

Какая ответственность может последовать, если заверить копии документов подшивкой?

Пунктом 1 статьи 129.1 НК РФ предусмотрена ответственность за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений по требованию налогового органа. Ответственность предусматривает взыскание штрафа в размере 5 000 руб.

Суды, рассматривая подобные споры, приходят к выводу, что своевременное представление документов в виде подшивки не является отказом от их представления. Следовательно, состава правонарушения не образуется. Примерами могут являться Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.2012 А75-10186/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011, от 24.08.2012 № А75-10184/2011.

Заверение копий документов подшивкой может привести к взысканию штрафа. В то же время, суды поддерживают позицию налогоплательщика и отменяют решения налоговых органов. Так что лучше заверять каждый документ по отдельности, если это возможно.