Кадровые документы. Обязательные и не очень

Документы отдела кадров определяют правильное оформление документов во всей организации. Мы должны быть уверены в том, что нам будет верно начислена зарплата, рассчитан отпуск, внесены записи в трудовую книжку.

Небрежное ведение кадрового делопроизводства может привести к конфликтам, судебным разбирательствам и потере ценных сотрудников.

Обязательные кадровые документы:

Наименование документа	Основание	Условие	Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Правила внутреннего трудового распорядка	Статьи 189, 190 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по организации работ по охране труда	Пункты 4.2, 5.7 ГОСТ Р 12.0.006–2002	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Должностные инструкции	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Единый тарифно- квалификационный справочник	Обязателен	Произвольная
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Статьи 135 ТК РФ	Обязателен в том случае, если в трудовом договоре не расписана система оплаты труда и материального стимулирования	Произвольная
Положение об охране коммерческой тайны	Статья 57 ТК РФ	Обязателен, если в трудовом договоре закреплена обязанность работника сохранять коммерческую тайну	Произвольная
Коллективный договор	Статья 22 ТК РФ	Обязателен, если есть соответствующее соглашение между работодателем и работниками	Произвольная
Положение о структурном подразделении	Нет	Необязателен	Произвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписание	Статьи 15, 57 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Личная карточка Т-2	Нет	Обязателен	Форма Т-2 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказы по личному составу	Статьи 68,72 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказ о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Письменное согласие работника на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная
Табель учета рабочего времени	Статья 91 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-12 и Т-13 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть такая категория работников	Произвольная
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику	Произвольная
Договор о коллективной материальной ответственности	Статья 245 ТК РФ	Обязателен, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность	Типовая форма, установленная в Приложении 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Статьи 243, 244 ТК РФ	Обязателен, если есть материально ответственные сотрудники	Типовая форма, установленная в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»	Обязателен	Типовая форма, установленная в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлению
Журнал учета мероприятий по контролю проверяющими органами	Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Согласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ 12.0.004–90, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами	Статья 68 ТК РФ	Необязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документом	Согласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации приказов по личному составу	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации трудовых договоров	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)