Системы электронного документооборота. Автоматизируем делопроизводство

В  статье «10 причин внедрить электронный документооборот» мы рассказали о функциях, которые выполняет электронный документооборот, о проблемах, которые можно решить с его помощью и о его преимуществах для организации.

В этой статье мы рассмотрим самые распространенные системы автоматизации делопроизводства. Их можно разделить на  пять категорий:

Системы автоматизации документооборота:

1. Системы обработки изображений документов. Предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота.

   Пример: любая система, считывающая документ со сканера.

   Функции:

   — сканирование документов;

   — запись на сервер;

   — классификация документов;

   — передача изображений на рабочую станцию;

   — поиск изображений по отдельным элементам;

   — рассылка и печать.

2. Системы оптического распознавания символов (Optical character Recognition, OCR-системы). Предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстовых файлов. Позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. Системы оптического распознавания символов подразделяются на обучаемые OCR-системы типа Fine Reader и на интеллектуальные типа Cunei Form.

   Функции:

   — сканирование;

   — распознавание текста;

   — форматирование в текстовый файл.

   С помощью сканирующего устройства система считывает изображение документа, в результате распознавания текста изображение преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически трансформируется в электронную форму.

3. Системы управления документами (Document Management System, DMS). Предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов. Пример: система Documentum.

   Функции:

   — индексирование документов;

   — полнотекстовый поиск по ключевым словам;

   — организация доступа к документу независимо от места его хранения;

   — защита данных;

   — выдача и возврат документа;

   — контроль версии документа;

   — рассылка документа.

   Бонус: в системах управления документами есть функция контроля, предназначенная для передачи поручений исполнителям, уведомления о поручениях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении поручений.

4. Системы автоматизации коллективной работы над документами. Предназначены для организаций, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. Пример: Lotus Notes, Group Wise, Links Works, Group Ware, Дело.

   Функции:

   — электронная почта;

   — поддержка видеоконференций;

   — управлений изображениями;

   — хранение, просмотр и совместное использование документов;

   — маршрутизация;

   — календарное планирование.

5. Системы автоматизации деловых процедур, АДП (Workflow System). Предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в ходе выполнения бизнес-процессов. Они позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов.

   Пример: система Staff Ware.

   Функции:

   — описание бизнес-процессов организации и задание регламента их взаимодействия с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

   — организация хранения документов и возможность их просмотра;

   — организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

   — ведение архива с учетом трудозатрат на подготовку документов;

   — установка прав на работу с документами;

   — контроль за исполнением документа;

   — поддержка коллективной работы с документом.