Бланки документов. Виды, оформление, требования

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов."

Бланки бывают следующими:

• Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.
  

  В  общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. место составления (издания) документа.
• Бланк письма
  

  В  бланк письма включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. справочные данные об организации;
  4. регистрационный номер документа;
  5. дата документа.

• Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)
  

  В  бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

  1. герб, эмблема, товарный знак;
  2. наименование организации — автора документа;
  3. регистрационный номер документа;
  4. дата документа;
  5. наименование вида документа;
  6. место составления (издания) документа.

Образец письма на бланке
Образец приказа на бланке

ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

1. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:

   левое — 20 мм;
   правое — 10 мм;
   верхнее — 20 мм;
   нижнее — 20 мм.
   

   Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

2. Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

3. Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

4. Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

5. Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

6. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма
Образец бланка документа «Для служебного пользования»
Образец приказа на бланке
Образец распоряжения на бланке