 |
| Контролируем все! |
Согласно одна из основных задач службы делопроизводства в организации — осуществлять контроль исполнения документов.
Контроль за исполнением документов в СЭД
Самым удобным способом является автоматический контроль, осуществляемый системой электронного документооборота. Если она есть в организации, то срок, при наложении резолюции, проставляет руководство или сотрудник службы делопроизводства. При этом, не имеет значения поступил документ в бумажном виде или электронном, так как регистрационная карточка (РК) в любом случае будет создаваться в СЭД.
РК бумажного документа распечатывается и прикладывается к документу. Затем под роспись в карточке документ передается исполнителю. На самой РК и/или документе может ставится отметка о контроле буквой «К», словом «Контроль» или штамп «контроль» (). Однако, это не обязательно, если срок установлен в СЭД.
Для электронного документа срок устанавливается при наложении резолюции в РК в СЭД. Распечатывать карточку и документ не нужно. Поручение по документу отправится в электронный ящик исполнителя.
При приближении сроков исполнения документа СЭД будет автоматически рассылать напоминание об истечении сроков в электронный ящик исполнителю (начальнику отдела, делопроизводителю — в зависимости от настроек).
Система электронного документооборота также имеет функцию автоматического контроля за исполнением
Контроль за исполнением документов в организациях с бумажным документооборотом
Сотрудник службы делопроизводства прикладывает РК к входящему документу, проставляет отметку «Контроль», если по документу установлен срок исполнения. Затем сотрудник передает документ исполнителю под роспись в РК, фиксирует у себя в бумажном или электронном журнале номер документа, отдел, которому документ направлен, срок исполнения.
Как вести журналы регистрации документов>>
Ежедневно ответственный за исполнительскую дисциплину должен напоминать посредством телефона или других средств связи исполнителям или делопроизводителям в структурных подразделениях о приближающихся сроках исполнения документа.
Карасевой З.И.
Для исполнения
Срок —
Как продлить срок исполнения документа?
С помощью служебной записки от начальника структурного подразделения на имя заместителя/руководителя (как правило, того, кто наложил резолюцию) с указанием причин неисполнения документа в срок.
В связи с тем, что материалы из Министерства экологии не поступили к указанному сроку, просим продлить срок исполнения документа до
Если документ не исполнен вовремя
Служба делопроизводства обязана потребовать объяснительную записку от начальника структурного подразделения, который являлся ответственным за исполнение документа, с объяснением причины несвоевременного исполнения документа. Затем служба делопроизводства доводит все материалы до руководства. В зависимости от масштабов ущерба руководство принимает решение о мере наказания.
Как документ снимается с контроля?
В регистрационной базе или на регистрационных карточках исполнитель или делопроизводитель отдела отмечает ход исполнения документа: выполненные мероприятия, дата и номер подготовленного документа.
Проведено совещание
Направлен документ от
Как проводится анализ исполнительской дисциплины по документам?
Периодичность, с которой проводится анализ исполнительской дисциплины по документам, пропишите в инструкции по делопроизводству (например, каждый месяц представлять руководителю справки по исполнению документов). Справки формируются автоматически (если есть СЭД) или вручную.
Обычно в них указывается общее количество документов отдела за месяц (или любой период), количество документов, поставленных на контроль, количество неисполненных документов, количество документов, исполненных позже срока (просроченных).
Комментарии
Отправить комментарий