Как правильно написать электронное письмо

Электронное деловое письмо

Как часто вы удаляете электронные письма, не открывая? Что заставляет вас открыть электронное письмо и ознакомиться с его содержимым? Часто ли вы получаете грамотные и хорошо оформленные деловые письма? Ответы на эти вопросы заставят вас задуматься в каком направлении мы должны с вами двигаться, чтобы правильно написать электронное письмо.

10 самых распространенных деловых писем>>

Современный мир уже приучил нас по несколько раз в день проверять свой почтовый ящик и решать большинство рабочих и личных проблем в электронном виде, но мы в этом беспрерывном потоке информации зачастую теряемся и не можем выделить главное.

Образец делового письма>>

Основные правила электронного делового письма:

1. Пишите тему, которая передает суть вашего сообщения.

   Приглашение

   или

   Приглашение на международную конференцию 18.05

   Письмо с какой темой вы скорее откроете?

   Если вы хотите заинтересовать читателя, то заголовок должен привлекать внимание.

   Отдых

   или

   Как бюджетно отдохнуть в пик сезона в Европе?

   Если это письмо-ответ, то не меняйте тему.

   Перед отправкой проверяйте актуальность заголовка.

2. Не делайте пометку «Срочно». Эту пометку допустимо сделать один раз в особо важном случае. Делая это чаще, пострадает ваша репутация, а на письма никто не будет обращать внимание.

3. Отправляйте письмо только тем людям, которые действительно должны его получить и заинтересованы в этом. Проверяйте адресатов перед отправкой и не нажимайте кнопку «Ответить всем». По возможности обращайтесь к конкретным людям.

4. Сокращайте объем письма. Меньше воды — больше нужной информации. В идеале письмо должно помещаться на открытом экране, и читатель не должен прокручивать экран вниз, чтобы добраться до сути.

Структура правильного электронного письма:

• Обращение. Допустимо:

  Уважаемый Иван Иванович!

  Максим, добрый день!

  Привет, Александр!

  .

  Обращение зависит от отношений, в которых вы состоите с получателем.

• Текст. Избегайте формализма, долгих объяснений что да как, переходите сразу к сути. Сравните:

  Здравствуйте, Александр!

  В продолжение нашего вчерашнего разговора, прошу вас выслать свои реквизиты для составление проекта договора. Данный шаг позволит оценить серьёзность ваших намерений на продолжение дальнейшего делового сотрудничества и конкретного обсуждения договора.

  Александр, добрый день!

  В продолжение нашего разговора вышлите, пожалуйста, свои реквизиты. Мы составим проект договора и обсудим его более предметно на нашей следующей встрече.

  Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

• Сделайте подпись в электронном письме.

  С уважением,

  Региональный менеджер ООО «Радость»
  И. А. Петров

Не направляйте по электронной почте слишком личные письма, письма, в которых непонятен контекст, тексты сообщений, которые лучше обсудить устно.

Станьте грамотным виртуальным собеседником и вам откроется много новых возможностей!