Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документа

Организация сама выбирает способ регистрации документов и закрепляет его в Инструкции по делопроизводству. На практике бывает и такое, что регистрация входящих и исходящих вообще не ведется. Документы просто складывают в шкаф. Как ищут? Надеются, на память офис-менеджера.

Большинство предприятий все же пришли к выводу, что регистрировать документ нужно. Это удобно и помогает создать организации ответственную репутацию.

Плюсы регистрации документа:

- сотрудники исполняют документы в срок;

- документ легко найти;

- любой сотрудник может проследить за движением документа;

- организация имеет статистику документооборота.

Способы регистрации документа:

• Журнал регистрации документа. Этот способ выбирают организации, которые уверены, что на бумаге надежнее. Ими также пользуются для дублирования регистрации в системе электронного документооборота. Для уверенности, что документ точно найдется. Образцы журналов регистрации документов смотрите ниже.
• Регистрация документа в электронном виде. Здесь используются таблички в Word, Excel. Они выкладываются в общую сеть, и каждый сотрудник может найти нужный документ. Права доступа к документу лучше разграничить: службе делопроизводства и /или делопроизводителям отделов предоставить функцию регистрации, остальным — просмотр (поиск).

Этот способ удобнее предыдущего тем, что не нужно для поиска документа просить кого-то и вручную листать страницы журнала. Можно сделать поиск по документу со своего рабочего места.

• Регистрация в СЭД. Это наилучший выход для организаций с большим объёмом документооборота, а также имеющих филиалы в районах или регионах. С помощью СЭД обмен документами будет происходить за несколько минут. О преимуществах СЭД мы говорили в статье 10 причин внедрить электронный документооборот.

Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>

Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Главные принципы регистрации независимо от способа:

1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Образец журнала регистрации входящих документов

Номер	Дата	От кого получен	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении
172	17.03.2016	ООО "Левый берег"	03-01/15	12.03.2016	О предложении сотрудничества

Образец журнала регистрации исходящих документов

Номер	Дата	Кому направлен	Краткое содержание	Исполнитель	№ дела	Отметка об исполнении
03-01/12	12.04.2016	ООО "Стеклярус"	Об участии в выставке	Махова А.В.	05-14	Вручено представителю организации

Образец журнала регистрации приказов

Номер	Дата	Ответственный отдел	Краткое содержание	Кол-во листов	Кол-во листов приложений
01-01/12	18.04.2016	Отдел безопасности	Об обеспечении безопасности в период праздников	2	24

Графы в журналах можно менять местами, добавлять новые по вашему усмотрению.