Порядок регистрации документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения регистрация документов — это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (бумажный журнал, карточка, электронный журнал, СЭД).

Система регистрации закрепляется в Инструкции по делопроизводству. Главный принцип регистрации документов в любой системе — документ регистрируется один раз. Регистрация может вестись централизованно в службе делопроизводства или секретарем, т. е. все документы организации регистрируются в одном месте, или децентрализованно — в каждом отделе.

Система первого типа подходит для маленьких и средних организаций. На предприятиях с большим объемом документооборота удобнее регистрировать документы, создаваемые отделом, делопроизводителем этого же отдела. В реальности преобладает смешанная система, где в службе делопроизводства регистрируют входящие документы, распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы, а исходящие документы, служебные, докладные записки в — отделах.

Способы регистрации документа — это бумажные журналы, электронные журналы, карточки, регистрация в системе электронного документооборота. Об этом подробно мы говорили в статье «Журналы регистрации документов».

Какой путь проходит документ?

1. Документ поступает в организацию или создается в ней.

2. Служба делопроизводства, делопроизводитель отдела или секретарь присваивает ему номер, заносит в нужный журнал регистрации сведения о документе.

   С этого момента документ получает юридическую силу, начинает течь его срок исполнения.

   Образцы журналов регистрации документа>>

3. К документу прикрепляется карточка либо штамп с номером и датой проставляется на самом документе.

4. Документ отправляется на рассмотрение руководству  организации.

5. Служба делопроизводства согласно резолюции фиксирует в журнале контрольный срок исполнения и передает документ в отдел-исполнитель.

Входящий документ в СЭД: пошаговая регистрация>>

Исходящий документ в СЭД: пошаговая отправка>>

Главные правила регистрации документов:

1. Регистрацию должен вести узкий круг сотрудников с четким разграничением полномочий (служба делопроизводства, делопроизводители отделов, офис-менеджер). Пропишите их в должностной инструкции каждого.
2. Должны вестись отдельные журналы регистрации документов: входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы, договоры, служебные записки, докладные записки, обращения граждан.
3. Информация по документу (входящий, исходящий номер, дата тема, от кого, кому отписан, срок исполнения) должна быть максимально полной.

Какие документы не регистрируются?

• Приглашения
• Рекламные письма
• Периодические издания — книги, журналы, газеты
• Поздравительные открытки
• Телеграммы
• Письма с пометкой «Лично»
• Бухгалтерские документы
• Анонимная корреспонденция

Пропишите полный перечень документов, не подлежащих регистрации, в Инструкции по делопроизводству, т. к. законодательно это нигде не закреплено.