Развитие и тенденции делопроизводства в 2018-2020 годах

Что нас ждет в современном делопроизводстве?

Какие изменения произойдут в ближайшее время?

Что нужно уметь специалисту по делопроизводству, чтобы оставаться востребованным?

На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

В декабре 2017 года в Москве проходил семинар по делопроизводству "Современные технологии документационного обеспечения управления". На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

• Проблемы электронного документооборота.
• Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
• Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
• Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2018-2020 годах.

Итак,

Главный вывод, который мы можем сделать - электронный документооборот вытесняет бумажный, поэтому всей системе делопроизводства необходимо перестраиваться.

Электронный архив, электронные документы, электронная отчетность, электронная подпись становятся частью нашей повседневной жизни.

Прочитайте об электронной подписи в статье
"Зачем нужна электронная подпись и как ее получить">>

Где мы сейчас уже можем использовать электронный документ?

• в нотариальной сфере;
• в качестве доказательства в суде;
• в документообороте между органами государственной и муниципальной власти, юридическими и физическими лицами;
• при архивировании документов.

Подробнее об официальных электронных документах узнайте в статье
"Какой электронный документ можно считать официальным">>

Также ужесточились требования к СЭД:

• доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
• доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
• время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

Также меняются схемы работы с документами.

Раньше документы хранились в структурных подразделениях в бумажном виде.

Сейчас происходит выведение бумажных документов из обращения и стремление к централизованному хранению документов.

Эта тенденция должна привести к ускорению поиска информации и к более качественному хранению документов.

Какие изменения произошли в обязанностях службы делопроизводства?

• Служба делопроизводства должна осуществлять проверку действительности электронной подписи,
• формировать электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указываем, что дело ведется в электронной форме. Это отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание";
• правильно определять сроки хранения для электронных документов.

  Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Что нас ждет в перспективе?

• Обеспечение юридической силы электронных документов во время их хранения и использования.
• Разработка бланков для e-mail с защитными свойствами.
• Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
• Регистрационный номер должен стать обязательным реквизитом документа.

Так что теперь современный делопроизводитель обязан:

• уметь работать за компьютером в системе электронного документооборота,
• понимать весь путь электронного документа,
• быть в постоянном взаимодействии со службой информатизации.

Конечно, полностью переход на безбумажный документооборот не произойдет так быстро. Но мы с вами должны быть к этому готовы.

С уважением,
Специалист по ДОУ и делопроизводству
Инна Самсонова