Как составить сопроводительное письмо

Цель сопроводительного письма заложена в его названии. Оно «сопровождает» документы, в которых отсутствует адресная часть.

Такими документами могут быть: протоколы, приказы, договоры, соглашения, отчеты, финансовые документы.

Сопроводительное письмо помогает установить факт отправки и получения документов, определить точный состав направляемых документов, дату и номер регистрации. Часто сопроводительное письмо направляют в двух экземплярах, чтобы один вернулся обратно в организацию с подтверждением получения документа — росписью и датой принимаемой стороны.

Образец сопроводительного письма на бланке>>

Соберем конструктор сопроводительного письма из таблицы:

Обращение	Вводная часть	Основная часть	Отметка о приложении
Уважаемый Михаил Юрьевич!	Направляем Вам проект договора	Просим Вас согласовать договор или внести изменения до	Проект договора на 2 л. в 1 экз.
Уважаемая Ольга Дмитриевна!	Высылаем Вам 2 экземпляра акта выполненных работ	Просим Вас направить в наш адрес 1 подписанный экземпляр акта	на 4 л. в 1 экз.
-	В соответствии с вашим запросом от № представляем заверенные копии первичных документов		1. Счет-фактура от № на 1 л. в 1 экз. 2. Акт на 2 л. в 1 экз. 3. Справка от № на 1 л. в 1 экз.
Уважаемый господин Панкратов!	На основании нашей договоренности	Направляем Вам информацию об услугах нашей организации	1. Коммерческое предложение на 1 л. в 1 экз. 2. Прайc на 2 л. в 1 экз. 3. Презентация.pdf на usb-флеш-накопителе
-	На основании п. 3 протокола от №	Направляем в ваш адрес указанные документы	письмо УФССП от № и приложения к нему, всего на 4 л.

Конструктор делового письма>>

Пример сопроводительного письма

О направлении документов

Уважаемый Петр Петрович!

В связи с проведением совещания 18.11.2018 направляем Вам документы для подготовки и ознакомления.
Будем рады ответить на Ваши вопросы.

Приложение: 1. Повестка дня на 1л. в 1 экз.
                       2. Презентация с выступлениями на CD в 1 экз.
                       3. Схема рассадки на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор Квашнин Е. К. Квашнин

Пример 2

О предоставлении документов

На основании вашего запроса от 5.11.2018 № 05–04/218 предоставляем заверенные копии документов.

Приложение: 1. Приказ о назначении генерального директора на 1 л. в 1 экз.
                       2. Устав ООО «Кровля» на 10 л. в 1 экз.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Кровля» Сенчин Б. Ю. Сенчин