Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

Поехали!

Протокол — это оформление коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Протокол относится к организационно-распорядительной группе документов, так как принятые на совещании решения носят распорядительный характер.

Решение о составлении протокола принимает руководитель.

Протокол фиксирует факт проведения заседания, ход обсуждения, принятые решения и сроки их выполнения.

Подготовка к ведению протокола:

1. Подготовьте к совещанию повестку дня, регламент. В них есть важная для вас информация: время, вопросы, выступающие.
2. Распечатайте или попросите экземпляр докладов участников. В них уже сформулированы тезисы выступлений и в конце есть предлагаемые решения. Иногда тезисы выступлений выделяют в отдельный документ, что тоже удобно.
3. Сделайте список регистрации (ФИО, должность, прибыл/отсутствует). Он также понадобится для оформления протокола.
4. Подготовьте чистые листы бумаги, канцтовары, диктофон.
5. Набросайте черновой вариант протокола на основании материалов к совещанию, а после совещания внесите изменения, добавления.

Образец протокола совещания>>

Что делать на совещании:

1. Включите диктофон.
2. Запишите основные моменты: СЛУШАЛИ (докладчик), ВЫСТУПИЛИ (задающий вопрос), РЕШИЛИ (принятые решения).
3. Отмечайте с указанием фамилий: кто задавал вопросы, кто дополнял, кто отвечал помимо основного докладчика, кого пригласили во время совещания.
4. Фиксируйте итоги и решения, подведенные руководством.

Образец протокола экспертной комиссии>>

Оформление протокола

1. Протоколы оперативных совещаний оформляются 1–2 дня. Полные протоколы заседания не более 3–5 дней.
2. Если у вас готов черновик, будет намного проще. Нужно будет только внести изменения и дополнения.
3. Составьте документ на основе материалов к совещанию и своих записей.
4. Прослушайте запись диктофона и внесите изменения, дополнения.
5. Отдайте документ на визирование и внесите корректировки.
6. Отдайте протокол на подпись руководителю.
7. Зарегистрируйте протокол датой проведения заседания.
8. Разошлите протокол на ознакомление участникам совещания, решения по протоколу на исполнение, выписки из протокола для приглашенных из сторонних организаций.
9. Контролируйте сроки исполнения принятых решений. Это просто сделать в СЭД. Там исполнителям и создателям поручения приходят напоминания. В бумажном виде придется делать себе записи со сроками или периодически «поднимать» протокол и обзванивать исполнителей.

Подробнее о правилах оформления протокола>>