Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.
Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>
Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?
Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.
Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.
Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.
Статья про документооборот в организации>>
Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:
- Сколько времени тратится на обработку и регистрацию документов.
- Сколько сотрудников должно быть задействовано в делопроизводстве.
- Как эффективно распределить нагрузку среди сотрудников службы делопроизводства.
- Сколько необходимо техники для работы с документами.
- Не пора ли внедрить СЭД.
Эти данные можно применить к каждому отделу в организации и оптимизировать документопотоки. Например, объединить отделы или часть функций службы делопроизводства отдать в структурные подразделения.
Правила расчета объема документооборота
Расчет документооборота ведется по журналам регистрации в бумажном или электронном виде.
За единицу учета принимается экземпляр документа ー подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.
Копии учитываются отдельно, чтобы узнать сколько бумаги, времени и трудозатрат уходит на копии.
Отдельно учитываются обращения, заявления, жалобы граждан. При этом они включаются в общий объем документооборота.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Формула для расчета документооборота
Теперь по шагам. Предположим, мы хотим рассчитать объем документооборота за май. Открываем журнал входящих документов. Из последнего номера, зарегистрированного в мае, вычитаем первый номер входящего документа, зарегистрированного в мае. Например, последний зарегистрированный номер 654. Первый — 402 от 5.05. Вычитаем из 654 402. Получаем 252 входящих документов поступило в мае.
Таким образом рассчитываем каждый вид документа в отдельном журнале регистрации. Затем складываем по формуле. Желательно рассчитывать объем документооборота каждый месяц, чтобы в конце года не тратить на это много времени.
Если у вас есть СЭД, то она рассчитает все автоматически. Нужно будет выбрать месяц, выделить документы, а в строке поиска появится нужная цифра. И так в каждой базе.
Справка об объеме документооборота
Общество с ограниченной ответственностью «РостOK»
СПРАВКА
об объеме документооборота
за 2019 год
| Месяц | Входящие | Исходящие | Внутренние | Копии |
|---|---|---|---|---|
| Январь | 800 | 750 | 120 | 210 |
| Февраль | 950 | 800 | 100 | 76 |
| Март | 740 | 670 | 98 | 57 |
| Апрель | 830 | 790 | 150 | 81 |
| … | ||||
| Итого за год | 10182 | 7996 | 934 | 2210 |
Справку подписывает начальник службы делопроизводства, затем ее направляют на ознакомление руководителю. После ознакомления подшивают в дело отчетов по делопроизводству.
Считайте правильно и успехов!
Комментарии
Отправить комментарий