Документы для работы с конфиденциальной информацией

Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?

Об этом поговорим в этой статье.

Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.

Почитайте здесь о дсп-документах>>

Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.

Документы для работы с конфиденциальной информацией:

1. Перечень сведений, отнесенных к конфиденциальной информации.

   Определяем какую информацию отнесем к конфиденциальной и закрепляем это в приказе.

   

   Как определить какую информацию отнести к конфиденциальной>>

2. Перечень должностных лиц, допущенных к работе с конфиденциальными документами.

   Определяем круг лиц и также закрепляем в приказе.

   

3. Порядок обмена конфиденциальными документами.

   Этот документ будет приложением к приказу. В него должны входить пункты:

   • прием, обработка и регистрация конфиденциальных документов;
   • подготовка и оформление резолюций конфиденциальных документов;
   • рассылка в структурные подразделения;
   • работа с входящими конфиденциальными документами в структурных подразделениях;
   • подготовка и регистрация исходящих конфиденциальных документов;
   • отправка исходящих конфиденциальных документов;
   • подготовка, рассылка, оформление приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию.

4. Инструкция по делопроизводству, в которой закреплен порядок работы с конфиденциальными документами или отдельная инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

   Если инструкция уже есть, то можно сделать новую или внести изменения. Новая инструкция или изменения также вводятся приказом.

Как предотвратить утечку конфиденциальной информации

Обучать сотрудников работе с конфиденциальной информацией, знакомить с документами, приведенными выше, обеспечить их выполнение на практике, а если подробнее, то:

1. Если сотрудник, который поступил на работу, получает доступ к конфиденциальной информации, ему нужно подписать обязательство о неразглашении конфиденциальной информации в рамках трудового договора или в отдельном документе.

2. Знакомим сотрудников, получающих доступ к конфиденциальной информации, с документами, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией (список выше).

3. Если в документы, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, вносятся изменения, знакомим сотрудников, имеющим доступ к конфиденциальной информации, с изменениями под роспись.

Какие бывают грифы ограничения доступа и как их оформлять>>